Orlofskerfið Hannibal

Orlofskerfi Kjalar stéttarfélags gengur undir nafninu Hannibal og heldur utan um alla þætti orlofsmála hjá félaginu. Um er að ræða kerfi sem styður við skilvirkari vinnsluleiðir fyrir félagsmenn og skrifstofuna. Hannibal heldur utan um réttindi og forgangsröð félagsmanna til úthlutunar orlofshúsa. Hannibal geymir síðan réttindastöðu félagsmanna og sögu úthlutana. 
 
Hvernig virkar kerfið við sumarúthlutun?
  1. Umsækjendur fara á vef félagsins, bókunarsíðu orlofsvefs og sendir inn umsóknir rafrænt. Allar umsóknir leggjast í afgreiðslugrunn kerfisins og bíða úthlutunar. Umsækjendur fær staðfestingu með tölvupósti um að umsóknir hafi verið mótteknar.
  2. Úthlutun á sér stað á fyrirfram ákveðnum tíma sem auglýstur hefur verið. Kerfið hefur þá reiknað út punktastöðu hvers félagsmanns og úthlutar eftir þeim réttindum sem þar koma fram. Umsækjendur sem fá úthlutað fá staðfestingarbréf með númeri úthlutunar. Þeir sem ekki fá úthlutað fá synjunarbréf en fara jafnframt sjálfkrafa á biðlista.
  3. Þegar umsækjandi hyggst greiða fyrir orlofshús er farið inn á orlofshúsavefinn með kennitölu og netfangi, liðurinn úthlutanir valinn og þar slegið inn númer úthlutunar. Þá kemur upp greiðsluform þar sem hægt er að greiða með greiðslukorti. Fari greiðsla ekki fram innan tilskilins tíma fellur úthlutunin niður og fær þá næsti maður á biðlista úthlutað.
  4. Ef félagsmenn hafna úthlutunum, þá er unnið úr biðlistum. Eftir það opnast kerfið og gildir þá reglan  "fyrstur kemur - fyrstur fær".
  5. Þeir mánuðir sem opnir eru; yfirstandandi mánuður og þrjá mánuðir fram í tímann. Dæmi: Þann 1. júní opnar fyrir september. Þann 1. júlí bætist októbermánuður inn o.s.fr.